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研修や会議の資料を全部捨てる|看護師のアプリを使った資料整理術!

看護師が困る大量の勉強資料や会議資料をアプリで管理する方法を説明したブログのアイキャッチ

仕事でたくさんの研修や会議に参加して、資料や議事録が大量に増えて困っていませんか?

学生時代や新人研修の資料は、どの資料もわかりやすいもので、捨てるに捨てられないですよね。

会議の資料なんていつ使うかわからないからなおさら捨てられずにいませんか?

会議があるたびに資料を持ち歩かなくてはいけないので、それも大変です。

私も資料が山のように増えていって扱いに困ってました。

しかも、いざ資料を見返そうとしたときに「あの資料どこだっけ!?」と頑張って探すけど見つからないことも数知れず。

でも解決策があるんです。

実は、アプリを使えば大量の資料を整理できて、持ち歩く手間も、探す時間のムダも無くすことができることを知っていますか?

実際に、私も6年間ため込んだ新人研修からの資料と、会議資料をすべて整理(捨てる)することができました。

本棚はキレイになって、「見たい!」と思った資料も簡単に探すことが出来るようになりました。

この資料の整理方法を実施すれば、キレイな部屋を手に入れられて資料の持ち歩きから解放され資料を探していたムダな時間にコーヒーが飲めるようになります。

こんな方におすすめ

  • 資料が増えて片付けに困っている人
  • 資料の整理ができない人
  • 大切な資料をすぐわかるようにしたい人
  • 会議のたびに資料を持ち歩きたくない人

資料整理する理由

会議などででた資料の束

新人研修から始まり、たくさんの研修に参加しますよね。

研修ごとに資料が配られて、たくさんの書き込みをしていると思います。

すごい頑張って学んだ分、あとで読み返すことを考えて捨てられずにいませんか?

でも、今まで見返したことなかったりしますよね。

ヤマヒロ
「よし、見ないから捨てよう!」

って割り切れる人もいるかもしれませんが、だいたいの人は捨てられないのではないでしょうか。

捨てられない理由

  • 会議資料:次回の会議で使う可能性がある
  • 学習資料:手書きのメモに重要な事がある
  • ふとした時に見返したくなるかも!?

見返したことがある人はなおさら捨てることなんて考えられませんよね。

さらに会議に参加するようになると、次は会議の資料や議事録が増えていきます。

この会議の資料がとても厄介です。

なぜなら、会議の資料は次回の会議でも使うかもしれないからです。

「前回はどうなったっけ?」なんて話になれば、資料を見返さなくてはなりません。

そのため、会議のたびに資料を持ち歩くことになり、資料と一緒にかばんも重くなっていきます。

資料をアプリで管理するメリット

では、この資料を全部アプリに入れる事ができたらどうでしょう?

できるようになること

  • 手持ちのスマホでいつでも見ることができる
  • アプリの検索機能ですぐに見つけられる
  • 重たい資料を捨てられる

アプリに保存されていれば、いつでも見ることができます。

会議の資料もアプリに入って入れば、会議のスマホ一台で参加できます。

検索できる

紙の資料を探すとき、一枚一枚内容を確認しながら探すので時間がかかります。

しかし、アプリで管理すると『検索』で探せるんです。

検索対象は、資料の題名だけではなく、資料の中の文章まで検索してくれます。

結果、「また読み返すかもしれない」と思った紙の資料を捨てられるようになります。

ヤマヒロ
紙の資料をデータ化するときに、一枚の写真としてではなく、文章までデータ化されるんです(OCR機能)

探したい資料の内容まで表示されるので、かなりの時短になりますね。

さらに詳しく

メモ:OCR化
スキャナーやカメラなどで取り込んだ文字(手書きや印刷物)を、デジタルの文字コードに変換する技術です

ヤマヒロ
新聞をカメラで撮影して取り込むだけで、Word文章に変換してくれるイメージですね

整理方法

資料を整理する流れ

  • 資料をデータ化する
  • アプリに取り込む

これだけ!

資料をデータ化することが大変そうですが、とても簡単なので安心してください。

資料のデータ化

方法は二つあります。

  • スマホアプリで撮影してデータ化
  • スキャナーで読み取ってデータ化

スマホアプリで撮影する方が身近ですね。

パソコンを持っている人は、スキャナーで取り込むことをオススメします。

スキャナアプリ(スマホ)で取り込む

ココがポイント

誰でも持っているスマホで今すぐ始められる

スキャナアプリはたくさん登場していますが私のオススメするスキャナアプリは

『Adobe Acrobat Reader』です。

使い方

  1. アプリで撮影する
  2. アプリが紙の四隅を確認する
  3. 書類部分だけを取り込む
  4. 背景は消される
  5. 撮影で傾いた書類も自動で補正する

ココがおすすめ

  • そのまま文字を書き足せる
  • かんたんな編集ができる

ヤマヒロ
気軽に資料を撮影して取り込めるのは魅力的ですね。

ココがダメ

床やテーブルにおいて資料を取った時、自分の影が出来てしまう

影が入った画像はにじんだような色になったりするので「キレイに残したい!」と考える人は気になるところです。

また、一枚一枚撮影する必要があるので、大量の資料を取り込もうとするとかなりの時間がかかります。

ポイント

  • 気軽にできる
  • 傾き自動補正がある
  • 書類だけ写せる(背景除去)

注意ポイント

影が映る

画像がにじむ可能性がある

時間がかかる

スキャナで取り込む

仕事の資料を整理するために使うスキャナの写真

ココがポイント

紙の内容がそのままきれいに取り込めること

重ねて取り込んだり、両面印刷された資料も一回のスキャンで取り込むことがでるので短時間で済みます。

会議や研修の資料はかなりのページ数になることを考えると、短時間できれいに取り込めるのはかなりのメリットですね。

しかしパソコンとスキャナを用意しなくてはならないことが難点です。

画像のスキャナは、私が実際に購入して愛用しているものです。

1万円程度の出費になりましたが、買って本当に良かったと思ってます

ポイント

  • きれいに残せる
  • 短時間で取り込める
  • OCR化してくれる

注意ポイント

  • パソコンやスキャナが必要
  • 手軽にはいかない

データをまとめるアプリ

この時につかうオススメのアプリは『Evernote』です。

Evernoteオススメの理由

  • データ量:月間60MB
  • 月々の上限はあるが、月が変われば限界はない
  • 検索機能(画像内の文字検索も可)
  • 2つのデバイスでみれる

ヤマヒロ
無料版でここまでできます。

データ量

データ量は月間で60MBまでですが、翌月になればまた60MBの保存が可能になります。

毎月60MBの範囲で保存していけば、上限はありません。

例えば

参考

Dropboxであれば、2GBまで無料で使えますが、それ以上は有料

他のクラウドサービスは容量に限界があるんだ
ヤマヒロ

委員会や会議の資料は働いているだけ増えていきます。

しかし、会議は月に5回もないと思うので、そこで配られる資料を毎月保存していけば、月々の上限内で登録し続けることができます。

ヤマヒロ
60MBって表現が分かりにくいですよね

この記事を文字だけにしてデータにすると約30KBになるので、60MBを使い切ろうとするとこのページを2000部保存することになります。

写真などは容量が大きくなりますが、文字の多い資料だけなら60MBを使い切ることはそうそうないと思います。

毎月、少しづつ保存していけば、上限なく使える

データ検索機能

検索機能もかなりの使い心地です。

会議を重ねるごとに資料が増えていくので、過去の話し合いを会議中に確認したくなったとき、一枚一枚資料を手探りで探すのは大変ですね。

このEvernoteは、探したいキーワードを入れればすぐに探し出してくれます

保存した資料名だけでなく、資料の画像内の文字からも検索してくれるので、探したい内容がどの資料に書いてあったかわからなくなっても大丈夫です。

私は資料をきれいに整理することがとても苦手です。

ズボラな私はこの機能に本当に助けられています。

資料をキーワード検索できる

デバイス登録

デバイスも2つまで登録できます。

スマホで資料を検索したり、パソコンで作成した資料をEvernoteに保存することができます。

スマホで保存したものをパソコンでみることもできるので、加筆・修正が必要になってもすぐに対応できます。

登録するデバイスはタブレットでもいいと思います。

タブレットであれば、大画面で画像がみれるので、紙の資料をみているのと変わりありません。

タブレットがある方はぜひ使用してみてください。

デバイスを2つ登録できて、資料を共有できる

有料プランでやれることが増える

もっと使いこなしたい方は有料プランに登録することをオススメします。

ヤマヒロ
私は数年分をまとめて購入して使用しています

有料プランのメリット

  • 月々の上限:1GBまで
  • 登録デバイス:上限なし
  • PDF資料に注釈可
  • 他のアプリとの連携幅が広がる

有料プランは使える幅が広がるので、データ管理がとても楽になります。

私は資料整理のためEvernoteを本格的に使い始めて、5年以上たちます。

検索機能がとにかく使いやすく、なんでもEvernoteに保存するようになりました。

私がEvernoteに取り込んだもの

  • 写真
  • スクリーンショット画像
  • 小冊子を裁断したもの
  • ただのメモ
  • 今までため込んだ資料をすべて

今までため込んだ資料がとにかく多かったのと、仕事以外でも使うようになったので月々の保存上限を簡単に超えてしまいました。

お金を払ってまで使うことに抵抗はありましたが、どうしても保存したい資料たちもいたので有料プランに手をだしました。

それが大正解!

月々の保存上限を気にして保存できなかった資料をすべて保存することができたので

結果、家にいた資料の山はすっかりなくなりました。

その資料の山は常に私のスマホから必要なときに検索して、すぐに確認できます。

大量の資料を持ち歩く手間もなくなり、資料を探すムダな時間も無くすことができた

まとめ

  • プリンターやスマホのアプリで資料をデータ化する
  • データ化した資料はEvernoteに入れる
  • 使いたいときはEvernote内で検索すれば表示される

仕事の資料はなかなか捨てることができません。

しかし、資料はそのままにしていてもただの紙の山です。

必要になった時にその山の中から使いたい資料だけを探すのは大変です。

資料をデータ化して、アプリで管理することで、たくさんの問題から解放されます。

捨てられない資料を捨て、会議のたびに持ち歩いた重い資料たちと別れることができるのです。

慣れないこと、やったことのないことにチャレンジするのは勇気が必要です。

まずはスマホで資料を取り込んで、Evernoteに保存することからはじめてみてください。

そして、検索機能を試してみてください。

初めは会議の時は、スマホと資料を一緒に持っていきましょう。

スマホだけで完結できれば、その資料は捨てて大丈夫です。

ぜひ、快適な毎日のために実行してください。

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  • この記事を書いた人

yamahiro

看護師ブロガー ICU8年、主任も経験。教育委員、主任会リーダー、新人教育担当。 転職して、今は訪問看護の世界へ。 看護師のキャリア形成を大切にしながら、プライベートも充実させたい。 看護師を全力で楽しむ方法を発信します。

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